발주서란
발주서(구매발주서, PO, Purchase Order)는 “이 품목을 이 수량·가격·납기로 주문한다”를 구매자가 공급자에게 보내는 문서입니다. 구두 주문과 달리 조건이 문서로 남아, 납품·정산에서 다툼을 줄여 줍니다.
견적서·발주서·거래명세서의 순서
업무 흐름으로 기억하면 쉽습니다. 견적서 → 발주서 → (납품) → 거래명세서. 견적서는 공급자가 먼저 제시하고, 발주서는 그걸 보고 구매자가 주문을 확정하는 문서입니다. 발행 주체가 반대라는 점이 핵심입니다.
발주서 필수 항목
- 발주일자·발주번호
- 발주자 — 주문하는 우리 회사(등록번호·상호·성명·연락처), 도장(직인)
- 수신처 — 공급처 상호(귀중)·담당자
- 품목 표 — 품명·규격·수량·단가·금액
- 금액 — 공급가액·부가세·합계
- 거래 조건 — 납기일·결제조건·납품장소
무료로 작성하는 순서
- 문서 도구에서 종류를 “발주서”로 두고 발주자(내 회사) 정보를 입력합니다. 한 번 넣으면 브라우저에 저장돼 다음부터 다시 쓸 필요가 없습니다.
- 공급처와 품목(품명·규격·수량·단가)을 입력합니다. 엑셀에서 복사해 붙여넣어도 됩니다.
- 비고에 납기일·결제조건·납품장소를 적으면 발주 조건이 명확해집니다.
- 도장을 올리고 미리보기에서 확인한 뒤 PDF로 내려받아 공급처에 보냅니다.
받은 견적서를 그대로 발주로 옮기고 싶다면, 같은 화면에서 문서 종류만 바꿔 품목을 재사용할 수 있습니다.