거래명세서란
거래명세서(거래명세표)는 언제·누가·무엇을·얼마에 거래했는지를 품목별로 적은 문서입니다. 대금 청구·입금 대조의 근거가 되고, 물품을 넘길 때 인수 확인용으로도 씁니다. 법정 서식은 아니라 형식이 자유롭지만, 실무에서 관행처럼 굳어진 항목들이 있습니다.
거래명세서 필수 항목
- 작성일자·문서번호
- 공급자 — 등록번호(사업자번호)·상호·성명·주소·연락처, 그리고 도장(직인)
- 공급받는자 — 상호(귀중)·담당자·연락처
- 품목 표 — 품명·규격·수량·단가·공급가액
- 금액 — 공급가액 합계·부가세(10%)·합계금액, 그리고 위조 방지를 위한 “일금 ○○○원정” 한글 표기
세금계산서와 무엇이 다른가
헷갈리기 쉽지만 용도가 다릅니다. 세금계산서는 부가가치세 신고·매입세액 공제의 근거가 되는 법정 증빙이라 국세청 양식·발급 절차를 따릅니다. 반면 거래명세서는 거래 내역을 확인·전달하는 문서로, 세금 신고 자체에는 쓰이지 않습니다. 실무에서는 물건을 보낼 때 거래명세서를 함께 보내 인수를 확인하고, 세금계산서는 별도로 발행하는 경우가 많습니다.
공급자·공급받는자 보관용(2연식)
한 장을 위·아래로 나눠 공급자 보관용과 공급받는자 보관용을 함께 인쇄하고, 가운데 절취선으로 잘라 나눠 갖는 2연식 양식도 많이 씁니다. 물건을 건네는 현장에서 한 장은 상대에게 주고 한 장은 보관하기 편합니다.
무료로 작성하는 순서
- 거래명세서 도구에서 문서 종류를 “거래명세서”로 두고 내 회사(공급자) 정보를 입력합니다. 한 번 넣으면 이 브라우저에 저장돼 다음부터 다시 쓸 필요가 없습니다.
- 거래처와 품목(품명·규격·수량·단가)을 입력합니다. 엑셀에서 복사해 붙여넣어도 됩니다.
- 부가세 방식(별도·포함·면세)을 고르면 공급가액·부가세·합계와 “일금 ○○○원정”이 자동으로 계산됩니다.
- 도장 이미지나 회사 로고를 올리면 문서에 함께 인쇄됩니다. 2연식이 필요하면 양식에서 선택합니다.
- 미리보기에서 확인하고 PDF로 내려받아 인쇄합니다.
같은 방식으로 견적서와 패킹리스트도 만들 수 있습니다. 인쇄가 칸에 맞지 않을 땐 인쇄 가이드를 참고하세요.